Gli eventi richiedono un’attenta pianificazione. Certo, non stiamo parlando di un semplice compleanno, ma di un evento in ottica business, che può essere un’inaugurazione, una cena aziendale, l’apertura di una mostra, il lancio di un prodotto e così via. L’evento, infatti, non coincide solo con il momento quel quale esso avviene, ma richiede un’attenta organizzazione sia nelle fasi che lo precedono che in quelle che lo seguono, affinché riesca bene e il risultato sia congruo alle aspettative. Ma
quale può essere l’obiettivo di un evento? I ricavi sono certamente il primo, ma non sono da meno ampliare la notorietà del marchio, entrare in contatto con nuovi clienti o creare un legame più forte con i dipendenti. Inoltre, un obiettivo intrinseco che a volte non viene considerato è la sicurezza: eh sì, perché un evento, soprattutto se sono previsti molti partecipanti, necessita di essere ben studiato per garantire il benessere di tutti.
Organizzazione eventi: parcheggi e sicurezza al primo posto.Quindi,
come organizzare un evento perfetto? Costruendo un’esperienza coerente che parte dal periodo antecedente all’evento e termina nei mesi successivi ad esso?
Scopriamolo insieme.
Pianificazione pre evento: la comunicazione aziendale
Che sia una convention, il lancio di un prodotto sul mercato o una cena per i dipendenti e i partner aziendali, il primo step è comunicare! Bisogna infatti
offrire informazioni ai partecipanti, indicando non solo data, luogo e ora dell’evento, ma condividendo con il pubblico anche una serie di altri dettagli sul suo svolgimento. Testi, immagini e video risultano essenziali per svolgere questo primo compito. Ovviamente, per ogni
tipologia di evento esistono strumenti più o meno appropriati, ma alcuni sono adatti a molteplici tipologie. Vediamo insieme quali sono e come sfruttarli al meglio!
Comunicazione itinerante: gazebo personalizzati e cornici a scatto
Se l’evento è aperto al pubblico, al di fuori dell’attività, in una piazza o in una via molto frequentata è possibile posizionare un
gazebo con pareti personalizzate al fine di intercettare il maggior numero di potenziali partecipanti. Se infatti l’evento prevede l’affluenza di un pubblico molto ampio e di clienti attuali e non, è bene condividere le informazioni che lo riguardano con quante più persone possibile.
Un gazebo è quindi il mezzo perfetto per farsi notare e avvicinare i passanti, incuriosendoli anche grazie alle
pareti personalizzate con logo aziendale, data e luogo dell’evento e colori del brand.
Organizza attività coinvolgenti e interattive all'interno del tuo gazebo. Puoi considerare sessioni di dimostrazione, concorsi o presentazioni in modo che i visitatori possano sperimentare direttamente ciò che offri. L'interazione diretta aiuta a creare connessioni significative e a mantenere vivo l'interesse del pubblico.
Il gazebo può inoltre essere completato da mensole ed espositori, tra i quali i più efficaci sono sicuramente gli espositori con
cornici a scatto della Serie Quadra. Le cornici a scatto sono infatti dei supporti per immagini, poster e fotografie, disponibili sia da terra che da parete, ma soprattutto, grazie alle nostre innovazioni, disponibili in formato portatile. Esse sono infatti degli strumenti di comunicazione facili da
trasportare grazie al sistema a trolley, che le rende simili a delle piccole valigie da trascinare a terra con l’ausilio delle rotelle. In questo modo, non solo si attirano tantissimi passanti, ma si effettuano anche spostamenti in modo agile, potendo così intercettare invitati in diversi punti strategici di una città senza dover faticare. Inoltre, le
cornici a scatto sono di vero impatto soprattutto se contengono immagini ben nitide, accattivanti e in linea con l’immagine aziendale.
Brochure e cataloghi nella fase del pre evento
In questa fase preliminare, inoltre, sia che si tratti di un
evento riservato ai collaboratori che di uno aperto a tutti, brochure e cataloghi giocano un ruolo essenziale e non c’è niente di meglio che esporli nel modo giusto affinché vengano notati, sfogliati e apprezzati. A tal scopo risultano utili
2 macro categorie di espositori:
- Porta depliant da terra, da parete o da banco. Essi invogliano a prendere i documenti che contengono, diffondendo in modo semplice e veloce tutti i dettagli sull’evento. Questi supporti si prestano perfettamente a contenere piccole brochure di poche pagine
- Porta catalogo, più grandi e corposi, per esporre libri e brochure più consistenti nel formato e più ricchi di informazioni, dettagli e foto sia dell’azienda che dell’evento
Evento in grande? Comunica con l’effetto WOW del totem digital signage
Se l’evento, infine, è pensato per una mole davvero ampia di persone e si tiene in una location molto spaziosa, lo strumento più performante per riempire la sala eventi è il
totem digital signage. Grazie alla dimensione, alla tecnologia e all’ampia visibilità che offre, è
il re della comunicazione offline. Il totem, infatti, mostra ai passanti immagini dinamiche, video, recensioni, anteprime dell’evento e molto altro,
sfruttando anche il potere del suono, da arricchire con una bella canzone o con una voce narrante che rappresenti il brand. Comodo da programmare,
il totem è il più grande alleato per la diffusione massiccia delle informazioni. Inoltre è resistente all’acqua, all’umidità e al vento nella sua versione per esterno, rivelandosi dunque uno strumento da riutilizzare anche in altre occasioni.
Il giorno dell’evento aziendale: strumenti di sicurezza
Organizzare un evento di successo non riguarda infatti solo la gestione degli aspetti logistici e il saper attirare un gran numero di partecipanti, ma implica anche la responsabilità di garantirne la sicurezza. Dopo aver comunicato a tutti data, luogo e svolgimento dell’evento, è quindi bene pensare alla salvaguardia delle persone utilizzando 3 strumenti essenziali:
- Colonnine segnapercorso
- Elementi di arredo urbano
- Segnaletica aziendale
Colonnine segnapercorso: dirigere i partecipanti in sicurezza
Le
colonnine segnapercorso sono utili per indicare direzioni, aree specifiche o punti di interesse all'interno dell'evento. Posizionate in modo strategico, queste colonnine forniscono una guida visiva ai partecipanti, riducendo la confusione e migliorando la fluidità del flusso di persone. Le
colonnine segnapercorso standard sono il punto di partenza ideale per orientare i partecipanti all'interno di un evento. Realizzate in materiali resistenti e visivamente accattivanti, queste colonnine garantiscono le file vengano rispettate, che il flusso di partecipanti sia ordinato e che tutti possano facilmente muoversi nelle sale dell’evento. Le
colonnine da esterno sono invece progettate per resistere agli agenti atmosferici e alle condizioni meteorologiche avverse. Realizzate con materiali impermeabili e resistenti alla corrosione, queste colonnine sono ideali per segnalare percorsi all'aperto, ingressi e punti di interesse all'aperto durante eventi come fiere, festival o manifestazioni sportive.
Elementi di arredo urbano: come organizzare il parcheggio e il flusso dei veicoli
I
dissuasori di parcheggio sono elementi cruciali per organizzare il flusso di veicoli in modo sicuro. Posizionati strategicamente intorno all'area dell'evento, questi dispositivi
impediscono il parcheggio in zone non autorizzate, garantendo che i veicoli siano collocati in modo ordinato e non costituiscano un pericolo per i partecipanti. Inoltre, possono essere
personalizzati con elementi riflettenti per aumentare la visibilità durante le ore notturne.I
dossi sono uno strumento efficace per moderare la velocità del traffico all'interno e intorno all'area dell'evento. Collocati lungo le strade di accesso e nelle zone adiacenti,
i dossi riducono la velocità dei veicoli, migliorando la sicurezza dei pedoni e dei partecipanti. È importante segnalare chiaramente la presenza di dossi per avvertire i conducenti e prevenire incidenti.Durante un evento, è fondamentale mantenere
corsie ben definite per dirigere il flusso di persone e veicoli. I
delimitatori di corsie sono dispositivi che creano confini visivi e fisici, aiutando a prevenire incroci accidentali e garantendo che i partecipanti seguano percorsi designati. Questi possono essere realizzati con materiali robusti e colori vivaci per una maggiore visibilità.
Organizzazione eventi: segnaletica aziendale e sicurezza
Siamo arrivati agli ultimi consigli su
organizzazione eventi: parcheggi e sicurezza al primo posto. Gli eventi aziendali offrono un'opportunità unica per connettersi con i clienti, i dipendenti e altri stakeholder. Tuttavia, uno degli aspetti spesso trascurati è la necessità di una
segnaletica aziendale efficace per guidare i partecipanti attraverso la location dell'evento.
Una buona segnaletica non solo facilita il movimento, ma contribuisce anche a creare un'esperienza fluida, sicura e organizzata.
Prima di tutto, è essenziale
pianificare con cura la disposizione della segnaletica. In primis si devono quindi identificare le aree chiave dell'evento come la registrazione, le sessioni, le sale conferenze, i servizi igienici e le aree di ristoro. Creare una mappa chiara e dettagliata aiuta a stabilire la posizione precisa di ciascun punto e a decidere dove posizionare i segnali.
La chiarezza è fondamentale quando si tratta di segnaletica aziendale. Bisogna utilizzare
simboli universali, testi leggibili e colori contrastanti per garantire che le indicazioni siano comprensibili a tutti, mantenendo uno stile coerente nell'intera segnaletica aziendale per evitare confusioni. Una grafica aziendale ben riconoscibile può essere incorporata per aumentare la visibilità del marchio.Creare
punti di riferimento visivi aiuta i partecipanti a navigare facilmente attraverso la location dell'evento. Utilizzare banner, stand o elementi distintivi che siano chiaramente visibili da lontano è sicuramente una buona idea. Questi punti di riferimento possono essere utilizzati come
indicatori per orientarsi, garantendo che i partecipanti possano facilmente identificare la loro posizione e il percorso da seguire. Infine, si può sfruttare la tecnologia per migliorare l'esperienza di orientamento.
Applicazioni mobili dedicate o schermi interattivi posizionati su appositi
porta tablet possono fornire mappe in tempo reale, aggiornamenti sugli orari delle sessioni e notifiche importanti. Queste risorse digitali possono essere integrate con la segnaletica fisica per offrire un approccio più completo e interattivo.
Ricordi: comunicazione post evento
Organizzazione eventi: parcheggi e sicurezza al primo posto, i nostri consigli terminano qui! Ma abbiamo un piccolo suggerimento finale! Dopo aver organizzato e celebrato un
evento aziendale di successo, è fondamentale consolidare l'entusiasmo e la positività generati attraverso una
comunicazione post-evento efficace. Un modo creativo e memorabile per farlo è la
creazione di un catalogo fotografico, un vero e proprio racconto visivo dell'evento, che sarà esposto su un apposito
leggio da terra all'interno dell'azienda. Questa iniziativa non solo cattura l'essenza del giorno, ma serve anche come strumento per mantenere viva l'energia positiva e celebrare i successi aziendali.
La
comunicazione post-evento è cruciale per preservare il momentum generato durante l'evento stesso. Rafforzare i legami tra i dipendenti, ricordare gli obiettivi raggiunti e celebrare i successi contribuisce a mantenere un ambiente lavorativo motivante e stimolante.
La fotografia è un potente mezzo di comunicazione visiva che può catturare emozioni, momenti significativi e la cultura aziendale. Creare un catalogo fotografico post-evento consente di raccontare la storia dell'azienda attraverso immagini, fornendo un'opportunità unica di rivedere e rivivere i momenti speciali dell'evento. Per garantire che il
catalogo fotografico diventi una parte integrante dell'ambiente lavorativo, posizionarlo su un apposito leggio da terra è un'idea innovativa. Questo non solo attira l'attenzione dei dipendenti, ma anche dei visitatori, creando un punto focale nell'ufficio che richiama l'attenzione sui successi aziendali.
Organizzazione eventi: parcheggi e sicurezza al primo posto. Ora sai davvero tutto.
